L’onboarding aziendale è il processo che segue l'assunzione dei dipendenti ed è strettamente connesso alla fase di talent acquisition. Solitamente, questa fase è gestita dall’HR e si pone due obiettivi principali:

1. presentare l'azienda al nuovo assunto.
2. accompagnare e sostenere il nuovo talento dal momento della selezione fino a quando si sentirà integrato all'interno dell'organizzazione.

L’onboarding è una fase particolarmente cruciale e strategica in quanto il primo impatto del nuovo assunto con l'azienda influisce sulla formazione delle opinioni e degli atteggiamenti che svilupperà nei confronti del nuovo posto di lavoro. Assicurare un onboarding efficace significa garantire che i primi contatti siano positivi e incoraggianti. Durante questa fase, è importante trasmettere ai nuovi membri del team gli strumenti, i comportamenti, le conoscenze e le competenze necessarie per diventare parte integrante dell'azienda, sia dal punto di vista culturale che organizzativo, per assicurare prestazioni di alto livello. A differenza dei processi di formazione e orientamento, l'onboarding può estendersi anche per un periodo prolungato ed è pensato, tra le altre cose, proprio per creare le basi per legame solido e duraturo tra il talento e l'azienda.

L’importanza dell’onboarding

Il processo di onboarding è strettamente connesso a concetti come la loyalty, l'engagement e le performance dei talenti. Secondo uno studio condotto da Wynhurst Group, un approccio strutturato all'accoglienza dei nuovi membri aumenta del 58% la probabilità che rimangano nell'organizzazione per almeno 3 anni. Ulteriori dati provenienti dall'Academy of Management Journal indicano che i primi 90 giorni di lavoro sono fondamentali per stabilire un rapporto positivo con l'azienda, i colleghi e la cultura aziendale. Se un nuovo dipendente non viene adeguatamente supportato durante il processo di inserimento, le probabilità di demotivazione e scarsa produttività aumentano rapidamente. D'altra parte, quando i leader e i colleghi offrono il giusto supporto fin dall'inizio, si sviluppa una mentalità lavorativa proattiva che si traduce in un maggiore coinvolgimento e dedizione. L'intero processo di onboarding può essere ottimizzato anche tramite l’utilizzo di software aziendali come la intranet, blog, forum, social network interni e chat. All'interno della intranet, l'azienda può dedicare uno spazio specifico per l'onboarding, fornendo ai dipendenti:

• Regole e norme aziendali



• Procedure e pratiche



• Informazioni sulla storia e la cultura aziendale



• Organigramma aziendale



• Dettagli sul ruolo e i responsabili



• Collegamenti per contattare colleghi e il nuovo team



• Conoscenze specifiche del dipartimento



• Strumenti digitali per l'esecuzione dei task



• Calendari di riferimento per le attività

È importante notare che questo processo non riguarda solo i nuovi assunti, ma anche gli attuali dipendenti. Mantenere tutti informati sui nuovi arrivi aiuta a preparare il terreno per relazioni e un clima aziendale positivo.

Favorire l'ingresso di personale qualificato

Un onboarding ben strutturato aiuta i nuovi dipendenti a acquisire rapidamente le competenze necessarie per svolgere il loro ruolo in modo efficace, migliorando l'efficienza operativa dell'azienda.

Gestire opportunamente la fase finale della talent acquisition

L'onboarding è il ponte tra la fase di selezione e l'inizio effettivo del lavoro. Se fatto correttamente facilità la trasformazione del potenziale dei talenti in contributi tangibili per l'organizzazione.

Migliorare il clima aziendale

Un processo di onboarding positivo contribuisce a creare un ambiente di lavoro accogliente e stimolante, migliorando la soddisfazione dei dipendenti e il loro senso di appartenenza all'azienda.

Diminuire il tasso di turnover

Un onboarding adeguato riduce la probabilità che i nuovi dipendenti lascino l'azienda precocemente, e questo mitiga il turnover aziendale. Investire nella loro integrazione può contribuire a migliorare la retention del personale, risparmiando tempo e risorse nell'assunzione di sostituti.

Le fasi del processo di onboarding

L'implementazione di un processo di onboarding in azienda richiede un approccio integrato e coinvolgente che riguarda, direttamente o indirettamente, tutti i dipendenti e collaboratori. Non si tratta di una semplice attività amministrativa, ma di un flow che deve essere attentamente pianificato e personalizzato per ogni nuovo ingresso. In breve, un buon processo di onboarding dovrebbe comprendere queste fasi:

1. 1. Pre-Onboarding: questa fase avviene prima dell'inizio ufficiale del rapporto di lavoro, generalmente una o due settimane prima dell'assunzione. È utile per fornire al nuovo arrivato le prime informazioni, gestire le pratiche burocratiche preliminari e ridurre tempi e costi di inserimento.

1. 1. Primo Giorno: il primo giorno è dedicato all'accoglienza del nuovo membro del team. Sia da remoto che in azienda, questo momento include un incontro con i colleghi, un tour dell'ufficio e la consegna di informazioni pratiche e organizzative essenziali, oltre a eventuali credenziali per l'accesso ai vari tool, intranet e asset aziendali. Si inizia anche a introdurre il neo assunto nel suo ruolo, aiutandolo nella configurazione della postazione (virtuale o fisica) di lavoro e pianificando le attività dei primi giorni. L'obiettivo principale è fornire al nuovo dipendente una direzione chiara sulla sua funzione in azienda e stabilire rapporti con i colleghi.

1. 1. Induction Training: questa fase comprende un programma di formazione mirato a garantire un onboarding adeguato. Si tratta di una formazione dettagliata che contribuisce a far apparire l'azienda professionale e attenta e aiuta il neoassunto ad integrarsi più rapidamente. L'Induction Training deve includere momenti di interazione per stimolare il senso di appartenenza e per trasmettere motivazione e tranquillità. Non ci si dovrebbe limitare a trasmettere solo informazioni tecniche, ma si è importante concentrarsi anche sull'aspetto umano per favorire la retention del dipendente. Questa formazione dovrebbe iniziare parzialmente già durante il processo di selezione, fornendo al candidato informazioni sui seguenti dettagli: orari di lavoro, permessi, tech stack, organizzazione aziendale, benefit, policy aziendali, mission, obiettivi e valori aziendali. Queste informazioni possono essere raccolte in un "induction pack" da consegnare al momento dell'assunzione.

1. 1. Fase di Valutazione: a questo punto vengono definiti gli obiettivi per i primi mesi di lavoro e si richiede gradualmente al nuovo dipendente un feedback sul processo di apprendimento. Ad esempio, possono essere utilizzate schede di valutazione per verificare le conoscenze acquisite.

1. 1. Fase di Monitoraggio: l’onboarding aziendale prosegue anche dopo alcuni mesi dall'assunzione. La fase di monitoraggio serve a valutare i primi risultati e determinare se il collaboratore si è integrato bene con il team e se è la persona giusta per il ruolo.

Un processo di onboarding aziendale ben strutturato e completo contribuisce a favorire un ingresso efficiente e positivo dei nuovi dipendenti nell'organizzazione, promuovendo l'engagement e la retention a lungo termine. A questo proposito uno degli ultimi trend HR è il "Buddy”. Il Buddy è una figura che affianca il nuovo dipendente durante i primi mesi di lavoro, fornendo sia supporto pratico che guida nell'assimilazione dei valori aziendali. La scelta del Buddy richiede attenzione e soft-skill importanti, come un’ottima capacità di comunicazione, empatia e una visione positiva del lavoro. La relazione tra buddy e talento viene spesso sottovalutata, ma gioca un ruolo cruciale nell'assicurare il successo dell'onboarding, accelerando il processo di apprendimento, aumentando la fiducia e la produttività imminente del neo dipendente.

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